Assistant(e) Administratif(ive) (Brazzaville, Congo) Full Time

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d’affectation: Brazzaville

Catégorie d’emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : 

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 28 FEVRIER 2022   Extended

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions en République du Congo, il est prévu le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ive) qui sera basé(e) au Bureau de l’UNESCO à Brazzaville.

Sous l’autorité générale du Chef de Bureau de l’UNESCO à Brazzaville et la supervision directe du Coordonnateur régional pour l’éducation en étroite collaboration avec les autres spécialistes le (la) contractant(e) sera chargé(e) de : 

• Préparer, traiter et faire le suivi des dossiers administratifs relatifs aux réunions, ateliers et aux voyages officiels du personnel; Enregistrer et faire le suivi de tous les courriers entrants et sortants ; préparer des projets de réponses aux requêtes et demandes reçues et rechercher des informations supplémentaires ; Rédiger des projets de correspondance ; Sauvegarder les dossiers sur les normes et procédures administratives et les autres documents connexes ; Maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques inhérents au travail du Bureau;

• Gérer l’agenda et appuyer les spécialistes de programmes dans la gestion des rendez-vous, missions, etc… ;

• Contribuer et assister à la planification des activités liées aux projets, assister au suivi des activités de terrain et de la mise en œuvre des contrats avec les différents prestataires ;

• Préparer et assurer le suivi des voyages et contrats ; Aider à l’administration courante des contrats entre le Bureau et les prestataires dans le cadre des services externalisés ; Vérifier les factures des prestataires dans le cadre des contrats d’achats des biens et des services associés, les traiter et en assurer le suivi ;

• Assister à l’estimation et l’élaboration des budgets des activités du projet et contribuer au suivi budgétaire en collaboration avec les services administratifs et financiers du Bureau ;

• Aider dans l’identification des besoins logistiques et d’entretien du matériel ; Assister dans la production en temps opportun des rapports d’activités du secteur ;

• Participer aux activités pour assurer la visibilité de l’UNESCO et de ses partenaires à travers le projet ;

Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs généraux du Bureau.

Education

•   Enseignement secondaire, technique ou professionnel avec qualification en Secrétariat / administration ou tout autre domaine connexe.

Expérience Professionnelle

•   Minimum trois ans d’expérience pertinente dans les domaines du secrétariat et/ou de l’administration ou expérience similaire. 

Langues

• Excellente maitrise du français et ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue ;

Savoir-faire et compétences

•   Compétences en rédaction, communication, et sens de l’organisation et de coordination ;
•   Solide connaissance en orthographe et grammaire pour rédiger et relire les correspondances et les autres documents ;
•   Connaissance des différents logiciels et outils utilisés pour les correspondances, rapports, graphiques, présentations, sites Web, etc. tels que Outlook, Word, Excel, Power Point, Typo3, etc. ;
•   Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives et fournir un appui et des services de qualité en temps voulu ;
•   Discrétion et la capacité de faire face efficacement et avec tact à des personnes d’horizons culturels différents ;
•   Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités ;
•   Excellentes habiletés en communication ;
•   Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement ;
•   Sens élevé du devoir professionnel, de l’honnêteté et de la responsabilité ;
•   Personnalité souple et proactive.

Expérience Professionnelle

• Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout.

• Titre du poste: Assistant (e) Administratif (ive)
• Grade: SB2
• Lieu d’affectation: Brazzaville
• Type de contrat: Contrat de Service
• Durée du contrat: 01 année (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et de l’évaluation de performance)